Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit deinen personenbezogenen Daten passiert, wenn du unsere Website besuchst oder unsere App nutzt. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen du persönlich identifiziert werden kannst. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnimmst du dieser Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website und in unserer App

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?

Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Betreiber. Dessen Kontaktdaten findest du im Abschnitt Hinweis zur verantwortlichen Stelle.

Wie erfassen wir deine Daten?

Deine Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass du sie uns mitteilst – etwa deine E-Mail-Adresse bei der Registrierung oder die Briefe, die du in der App fotografierst oder hochlädst.

Andere Daten werden automatisch oder nach deiner Einwilligung beim Besuch der Website bzw. bei der Nutzung der App durch unsere IT-Systeme erfasst (z. B. Browser, Betriebssystem, Zugriffszeitpunkt).

Wofür nutzen wir deine Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung von Website und App zu gewährleisten. Die von dir eingestellten Briefe verarbeiten wir, um sie mithilfe von KI zu analysieren, verständlich zusammenzufassen, Fristen und Zahlungen zu erkennen und dir in deinem persönlichen Archiv dauerhaft zur Verfügung zu stellen.

Welche Rechte hast du bezüglich deiner Daten?

Du hast jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck deiner gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Du hast außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn du eine Einwilligung erteilt hast, kannst du diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem hast du das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Des Weiteren steht dir ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Hosting

Website

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA

Vercel verarbeitet dabei u. a. IP-Adressen, Zugriffszeitpunkte, aufgerufene Seiten sowie Browser- und Geräteinformationen, die technisch zur Auslieferung der Website erforderlich sind. Die Auslieferung erfolgt über ein weltweites CDN; ein Zugriff auf Server außerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen.

Die Verwendung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und der estnischen Umsetzung der ePrivacy-Richtlinie (Elektroonilise side seadus).

Wir haben mit Vercel einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Die Datenübermittlung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und das EU-US Data Privacy Framework gestützt.

Details: vercel.com/legal/privacy-policy

Backend, Datenbank und Dateispeicher (Website und App)

Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapur

Supabase betreibt unsere Datenbank, die Nutzerauthentifizierung und den verschlüsselten Dateispeicher für deine Briefe. Das von uns genutzte Projekt wird in der Region eu-west-3 (Paris, Frankreich) betrieben. Deine Kontodaten, Briefbilder und Analyseergebnisse liegen damit auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mit Supabase besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Details: supabase.com/privacy

Verarbeitungs-Workflows

Für die Steuerung der Verarbeitungsabläufe (z. B. Weiterleitung eines Brieftextes an die KI-Analyse, Übersetzungen) betreiben wir eine eigene Automatisierungsinfrastruktur auf einem von uns angemieteten Server innerhalb der EU. Diese steht unter unserer alleinigen Kontrolle. Eine Speicherung der Briefinhalte über die Dauer der jeweiligen Verarbeitung hinaus findet dort nicht statt.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten und dieser App nehmen den Schutz deiner persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln deine personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in dieser App ist:

• Registrierungsnummer (registrikood)beantragt, wird nach Eintragung ergänzt
• Vertreten durchAli Hussein (juhatuse liige)
• E-Mailhi@ostrine.com
• Kontaktformularletterble.de/kontakt

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben deine personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn du ein berechtigtes Löschersuchen geltend machst oder eine Einwilligung widerrufst, werden deine Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letzteren Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern du in die Datenverarbeitung eingewilligt hast, verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, verarbeiten wir deine Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ferner verarbeiten wir deine Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Hinweis zur Verarbeitung besonderer Datenkategorien

Briefe und Dokumente, die du in die App einstellst, können Angaben enthalten, die als besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO gelten (z. B. Angaben zu Gesundheit aus Schreiben von Krankenkassen oder Ärzten, Angaben zu Gewerkschaftszugehörigkeit oder Religionszugehörigkeit, etwa in Steuerbescheiden).

Welche Dokumente du hochlädst, entscheidest ausschließlich du. Mit dem Hochladen eines solchen Dokuments willigst du ausdrücklich in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zu den in dieser Erklärung beschriebenen Zwecken ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du das betreffende Dokument oder dein Konto löschst.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Eine Übersicht der eingesetzten Dienste findest du in Abschnitt 8.

Widerruf deiner Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung möglich. Du kannst eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HAST DU JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS DEINER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG DEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNIMMST DU DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN DU WIDERSPRUCH EINLEGST, WERDEN WIR DEINE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE DEINE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN DEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HAST DU DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG DICH BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN DU WIDERSPRICHST, WERDEN DEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Du kannst dich also auch an die Datenschutzbehörde deines Wohnsitzlandes wenden – in Deutschland etwa an die Landesbeauftragten für Datenschutz.

Für uns als Verantwortlichen zuständig ist:

Recht auf Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, Daten, die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an dich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern du die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangst, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Du hast im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über deine gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten kannst du dich jederzeit an uns wenden.

Dein Konto und alle damit verbundenen Daten kannst du außerdem direkt in der App unter „Profil → Konto löschen“ selbst löschen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu kannst du dich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn du die Richtigkeit deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreitest, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung hast du das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, kannst du statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, du sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigst, hast du das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn du einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hast, muss eine Abwägung zwischen deinen und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, hast du das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn du die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten eingeschränkt hast, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit deiner Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite und die App nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du im Browser daran, dass die Adresszeile von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die du an uns übermittelst, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Datenerfassung auf unserer Website

Cookies

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien, um die Website funktionsfähig bereitzustellen. Diese werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert.

Cookies und vergleichbare Technologien, die nicht technisch notwendig sind – insbesondere für Reichweitenmessung und Werbung (siehe Abschnitt 6 und Abschnitt 7) – setzen wir ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und der estnischen Umsetzung der ePrivacy-Richtlinie (Elektroonilise side seadus) ein. Diese Einwilligung erteilst du über unser Consent-Banner; du kannst sie dort jederzeit widerrufen oder ändern.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die dein Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Anfrage per E-Mail oder Kontaktformular

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, wird deine Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung deines Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne deine Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern deine Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.

Die von dir an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis du uns zur Löschung aufforderst, deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt.

Warteliste / Anmeldeformular (Tally)

Für unsere Warteliste nutzen wir das Formular-Tool Tally (Tally BV, Belgien). Wenn du dich einträgst, werden die von dir angegebenen Daten (in der Regel E-Mail-Adresse und ggf. Antworten auf Zusatzfragen) bei Tally gespeichert und an uns übermittelt.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst diese jederzeit widerrufen, indem du uns eine E-Mail schreibst. Die Daten verbleiben bei uns, bis du den Widerruf erklärst oder der Zweck entfällt.

Details: tally.so/help/privacy-policy

5. Datenerfassung in unserer App

Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung der App ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung verarbeiten wir:

• deine E-Mail-Adresse
• ein von dir gewähltes Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert) bzw. die Kennung deines genutzten Anmeldedienstes
• Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Daten werden gelöscht, wenn du dein Konto löschst.

Anmeldung mit Apple und Google

Du kannst dich alternativ über Sign in with Apple (Apple Inc.) oder Google Sign-In (Google Ireland Ltd.) anmelden. Dabei wird von dem jeweiligen Anbieter eine eindeutige Nutzerkennung sowie – abhängig von deiner Auswahl – deine E-Mail-Adresse an uns übermittelt. Bei „Sign in with Apple“ kannst du wählen, dass deine E-Mail-Adresse verborgen und stattdessen eine Weiterleitungsadresse verwendet wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir übermitteln bei der Anmeldung keine Inhalte deines Kontos an Apple oder Google.

Details: apple.com/legal/privacy · policies.google.com/privacy

Briefe, Dokumente und Analyseergebnisse

Kern der App ist die Verarbeitung der Dokumente, die du selbst einstellst. Dabei verarbeiten wir:

• die von dir aufgenommenen oder hochgeladenen Fotos bzw. Dateien deiner Briefe
• den daraus extrahierten Text
• die daraus erzeugten Analyseergebnisse (Zusammenfassung, Absender, Kategorie, Fristen, Zahlungsbeträge, Handlungsempfehlungen)
• von dir vergebene Ordner-, Postfach- und Markierungsangaben

Diese Daten werden in deinem persönlichen Bereich bei Supabase (Region Paris, EU) gespeichert. Der Zugriff ist technisch auf dein Konto beschränkt; Bilddateien werden ausschließlich über zeitlich befristete, individuell erzeugte Zugriffslinks ausgeliefert. Die Daten liegen verschlüsselt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – soweit besondere Datenkategorien betroffen sind – deine Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Daten werden gespeichert, bis du den jeweiligen Brief oder dein Konto löschst.

KI-gestützte Analyse deiner Briefe

Für die Auswertung deiner Briefe setzen wir einen externen Anbieter von KI-Sprachmodellen als Auftragsverarbeiter ein. Dabei wird der Inhalt des Briefes – Bild und/oder Text – an dessen Schnittstelle übermittelt und dort verarbeitet, um die Zusammenfassung und die strukturierten Angaben (Absender, Kategorie, Fristen, Beträge) zu erzeugen.

Die Verarbeitung kann dabei auf Servern außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA, stattfinden.

Für diesen Einsatz gilt:

• Deine Inhalte werden nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle des Anbieters verwendet.
• Der Anbieter speichert Anfragen und Antworten nur für einen begrenzten Zeitraum zu Zwecken der Missbrauchserkennung und des Betriebs; danach werden sie gelöscht.
• Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS).

Die Übermittlung in Drittländer wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. das EU-US Data Privacy Framework gestützt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind – deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Auf Anfrage teilen wir dir jederzeit mit, welchen Anbieter wir konkret einsetzen. Schreib uns dazu einfach eine E-Mail.

Übersetzungen

Möchtest du dir einen Brief in einer anderen Sprache anzeigen lassen, wird der betreffende Text zu diesem Zweck ebenfalls an die oben genannte KI-Schnittstelle übermittelt. Es gelten dieselben Bedingungen.

Verarbeitung von Kunden- und Vertragsdaten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung oder Änderung des Vertragsverhältnisses mit dir erforderlich ist (Bestandsdaten). Dazu zählen deine Kontodaten, der gebuchte Tarif, Beginn und Ende des Abonnements sowie der Zahlungsstatus.

Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme unserer Leistungen (Nutzungsdaten) verarbeiten wir nur, soweit dies erforderlich ist, um dir die Nutzung zu ermöglichen oder abzurechnen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Vertragsschluss über digitale Inhalte

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur, soweit dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist – etwa an den mit der Zahlungsabwicklung beauftragten App-Store-Betreiber sowie an den von uns eingesetzten Dienstleister zur Verwaltung von Abonnements. Eine weitergehende Übermittlung erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn du der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hast.

Eine Weitergabe deiner Daten zu Werbezwecken ohne deine ausdrückliche Einwilligung findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Abonnements und Zahlungsabwicklung (RevenueCat, Apple)

Zur Verwaltung von Abonnements nutzen wir RevenueCat, Inc. (USA). RevenueCat verarbeitet dabei eine pseudonyme App-Nutzerkennung, Kauf- und Abo-Status, Kaufzeitpunkte, Land, Gerätetyp und Betriebssystemversion.

Die eigentliche Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich über den App Store von Apple. Wir erhalten keine Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Kontonummern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Übermittlung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Mit RevenueCat besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Details: revenuecat.com/privacy

Missbrauchsschutz und Geräteverifizierung

Um zu verhindern, dass unsere Schnittstellen von manipulierten oder nicht autorisierten Programmen genutzt werden, setzen wir ein Verfahren zur Verifizierung von Gerät und App ein. Dabei werden eine Geräteattestierung, eine App-Kennung sowie technische Metadaten an Google (Google Ireland Limited / Google LLC) und Apple übermittelt. Inhalte deiner Briefe werden dabei nicht übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Missbrauch und der Sicherung unserer Systeme.

Details: firebase.google.com/support/privacy

Push-Benachrichtigungen

Wenn du zustimmst, senden wir dir Push-Benachrichtigungen, etwa zur Erinnerung an Fristen oder Zahlungen oder wenn die Analyse eines Briefes abgeschlossen ist. Dafür wird ein Gerätetoken von Apple (Apple Push Notification service) erzeugt und bei uns gespeichert.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst die Einwilligung jederzeit in den Systemeinstellungen deines Geräts oder in der App widerrufen.

Geräteberechtigungen

Die App fragt folgende Berechtigungen ab, jeweils erst dann, wenn du die entsprechende Funktion nutzt:

• Kamera – zum Abfotografieren von Briefen
• Fotomediathek – zum Auswählen bereits vorhandener Aufnahmen
• Mitteilungen – für Push-Benachrichtigungen
• Kalender – nur wenn du die Funktion „Kalender hinzufügen“ aktivierst, um erkannte Fristen und Termine als Einträge in einen Kalender auf deinem Gerät zu schreiben

Du kannst jede dieser Berechtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen deines Geräts entziehen. Eine Standortermittlung findet nicht statt.

Kalendereinträge für erkannte Fristen

Aktivierst du die Funktion „Kalender hinzufügen“, legt die App zu erkannten Fristen und Terminen Einträge in einem Kalender auf deinem Gerät an. Die Einträge werden lokal über die Kalenderfunktion deines Geräts erstellt; ob und wohin dein Kalender synchronisiert wird, richtet sich nach deinen eigenen Geräte- und Kontoeinstellungen. Wir haben darauf keinen Einfluss und übermitteln die Termine nicht an Dritte.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst die Funktion jederzeit in der App oder die Berechtigung in den Systemeinstellungen deines Geräts widerrufen.

Personen und Adressen zur Brief-Erkennung

Damit die App erkennen kann, welche Briefe an dich bzw. an Angehörige deines Haushalts gerichtet sind, kannst du unter „Personen & Adressen“ Namen und Anschriften hinterlegen. Diese Angaben werden deinem Konto zugeordnet gespeichert und ausschließlich für die Zuordnung eingehender Dokumente verwendet.

Hinterlegst du Angaben zu anderen Personen, bist du dafür verantwortlich, dass du hierzu berechtigt bist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben werden gelöscht, sobald du sie entfernst oder dein Konto löschst.

Weiterleiten von Briefen per WhatsApp oder E-Mail

Die App bietet die Möglichkeit, einen Brief oder dessen Zusammenfassung per WhatsApp oder E-Mail weiterzuleiten. Nutzt du diese Funktion, übergibt die App den gewählten Inhalt an die jeweilige App auf deinem Gerät. Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verarbeitung beim Anbieter des jeweiligen Dienstes – bei WhatsApp also bei WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms Ireland Limited, bei E-Mail bei deinem E-Mail-Anbieter.

Bitte beachte: Inhalte, die du auf diesem Weg teilst, verlassen unseren Verantwortungsbereich. Bei Briefen mit besonders sensiblen Angaben – etwa von Ärzten, Krankenkassen oder Behörden – solltest du sorgfältig prüfen, an wen und über welchen Weg du sie weiterleitest.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung, die du durch das aktive Auslösen der Weiterleitung erteilst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Details: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Deine Datenschutz-Einstellungen in der App

Unter „Profil → Datenschutz“ kannst du jederzeit selbst steuern, was mit deinen Daten geschieht:

• Medizinische Briefe auswerten – Über diesen Schalter erteilst oder widerrufst du deine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten und weiteren besonderen Kategorien personenbezogener Daten aus deinen Briefen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Ist der Schalter deaktiviert, werden entsprechende Briefe nicht inhaltlich ausgewertet.
• Anonym mithelfen – Über diesen Schalter erteilst oder widerrufst du deine Einwilligung in die anonyme Auswertung der App-Nutzung (siehe Abschnitt 6). Briefinhalte fließen dabei zu keinem Zeitpunkt ein.

Der Widerruf einer Einwilligung wirkt für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Nutzung über eine Firmenlizenz

Unternehmen können Lizenzen für ihre Mitarbeitenden erwerben. Das Unternehmen erzeugt dabei in seinem eigenen Konto Lizenzcodes (z. B. „6asd7sa6ddas“) und gibt diese an seine Mitarbeitenden weiter. Die Mitarbeitenden lösen den Code bei der Anmeldung in ihrem eigenen Konto ein.

Für den Datenschutz bedeutet das:

• Das Unternehmen übermittelt uns keine personenbezogenen Daten seiner Mitarbeitenden. Wir erhalten von ihm lediglich die Zahl der gewünschten Lizenzen; die erzeugten Codes enthalten keinen Personenbezug.
• Die Mitarbeitenden registrieren sich selbst mit einem eigenen, persönlichen Konto und eigener E-Mail-Adresse. Verantwortlicher für die Verarbeitung der eingestellten Dokumente sind wir – nicht der Arbeitgeber.
• Das Unternehmen erhält zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Briefe, Analyseergebnisse oder sonstige Inhalte der Mitarbeitenden. Es sieht auch nicht, welche Person einen bestimmten Code eingelöst hat, sondern ausschließlich, wie viele Lizenzen vergeben und wie viele noch offen sind.
• Gegenüber dem Unternehmen verarbeiten wir nur dessen eigene Kundendaten (Ansprechpartner, Rechnungsdaten, Lizenzanzahl und -status).

Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Familien- und Haushaltsfreigabe

Die App bietet die Möglichkeit, Briefe oder Postfächer mit anderen Personen zu teilen. Wenn du diese Funktion nutzt, werden die von dir freigegebenen Inhalte für die von dir eingeladenen Konten sichtbar. Für die Einladung verarbeiten wir die von dir angegebene E-Mail-Adresse der eingeladenen Person.

Bitte beachte: Du bist dafür verantwortlich, nur Inhalte zu teilen, für deren Weitergabe du berechtigt bist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Fehlerdiagnose durch Apple

Wenn du in den Einstellungen deines Geräts der Weitergabe von Analysedaten an App-Entwickler zugestimmt hast, erhalten wir von Apple aggregierte und anonymisierte Absturz- und Nutzungsstatistiken über App Store Connect. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist uns dabei nicht möglich. Du kannst dies jederzeit unter „Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Analyse & Verbesserungen“ deaktivieren.

6. Analyse-Tools und Reichweitenmessung

PostHog

Wir nutzen den Analysedienst PostHog (PostHog Inc., USA / PostHog EU-Hosting), um die Nutzung von Website und App auszuwerten und unser Angebot zu verbessern. Erfasst werden dabei insbesondere ausgelöste Ereignisse (z. B. Aufruf eines Bildschirms, Abschluss der Registrierung), eine pseudonyme Nutzer- bzw. Gerätekennung, Geräte- und Browserinformationen, gekürzte IP-Adresse sowie Zeitstempel.

Inhalte deiner Briefe werden nicht an PostHog übermittelt.

Der Einsatz erfolgt ausschließlich auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und der estnischen Umsetzung der ePrivacy-Richtlinie (Elektroonilise side seadus). In der App erteilst und widerrufst du diese Einwilligung über den Schalter „Anonym mithelfen“ unter „Profil → Datenschutz“; er ist standardmäßig deaktiviert. Auf der Website steuerst du sie über das Consent-Banner. Mit PostHog besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Details: posthog.com/privacy

7. Werbung und Conversion-Tracking

Wir bewerben unser Angebot über soziale Netzwerke und Suchmaschinen. Um den Erfolg dieser Werbung zu messen, setzen wir auf unserer Website die folgenden Technologien ein. Alle in diesem Abschnitt genannten Dienste werden ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung über unser Consent-Banner geladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. der estnischen ePrivacy-Umsetzung (Elektroonilise side seadus)). Ohne Einwilligung werden keine entsprechenden Skripte ausgeführt und keine Cookies gesetzt. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

TikTok Pixel

Anbieter: TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, Irland

Das TikTok Pixel erfasst Informationen über dein Verhalten auf unserer Website (z. B. aufgerufene Seiten, Klicks, abgeschlossene Anmeldungen) sowie deine IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen und ordnet diese ggf. deinem TikTok-Konto zu. TikTok nutzt diese Daten auch für eigene Zwecke sowie zur Bildung von Zielgruppen. Eine Übermittlung in Drittländer, unter anderem in die USA und ggf. nach China, kann nicht ausgeschlossen werden. Sie wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt.

Details: tiktok.com/legal/privacy-policy-row

Meta-Pixel (Facebook/Instagram)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland

Mit dem Meta-Pixel messen wir Conversions und bilden Zielgruppen für Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram. Erfasst werden dabei unter anderem deine IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie dein Verhalten auf unserer Website. Wir sind mit Meta gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO für die Erhebung und Übermittlung der Daten; die weitere Verarbeitung erfolgt allein durch Meta. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Details: facebook.com/privacy/policy

Google Ads Conversion-Tracking / Google Tag

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Wir nutzen Google Ads und das damit verbundene Conversion-Tracking, um zu messen, welche Anzeigen zu Anmeldungen führen. Dabei wird ein Cookie gesetzt und es werden Nutzungs-, Geräte- und Browserdaten sowie deine IP-Adresse verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Details: policies.google.com/privacy

8. Übersicht der eingesetzten Dienste

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Die von der App erzeugten Zusammenfassungen, Fristen und Handlungsempfehlungen sind reine Informationsangebote und stellen keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO dar. Sie entfalten keine rechtliche Wirkung und ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Sozialberatung. Die Bewertung und Entscheidung liegt allein bei dir.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Funktionen. Für deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.